Dubbele boekingen en de gevolgen daarvan

Accommodaties die dubbel zijn geboekt, docenten die op de verkeerde locatie staan of cursisten die teleurgesteld moeten worden. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales & Marketing, welk leed – groot en klein – voorkomen kan worden als het planningsproces efficiënter verloopt.

Verkeerde dag, verkeerde plek

Vorige week was ik op bezoek bij potentiële klant in de buurt van Rotterdam. Na afloop zat ik op een rustig plekje bij de entree nog even mijn mail bij te werken onder het genot van een kop koffie, toen er een man binnen kwam lopen. Hij vroeg mij of ik wist of mevrouw x aanwezig was en waar haar kamer was. Hij had een afspraak voor een coachingsgesprek. Ik kon hem uiteraard niet helpen, en vroeg hem of hij geen bevestiging had. Die had hij gekregen per mail, maar de combinatie dag en datum klopte niet. Eind van het liedje? De coach zat in Amsterdam, waar de deelnemer zojuist vandaan kwam en de afspraak was pas twee dagen later. Vervelend, zowel voor de deelnemer als voor de coach.

Veel kennis in hoofden van mensen

Verkeerde en dubbele boekingen, het is een probleem waar veel van onze klanten mee hebben geworsteld. Of je nu docenten dubbel inboekt, te veel deelnemers inboekt of een accommodatie dubbel reserveert, het zorgt altijd voor gedoe. Veel kennis zit in hoofden van mensen. Als er dan meerdere mensen bezig zijn met een planning en er is geen centraal systeem waarin je realtime kunt vinden wat de status is, ontbreekt het overzicht en is de foutkans groot.

Lagere tevredenheid

Dergelijke fouten zijn niet alleen heel onpraktisch, het kost je ook geld om alles weer te corrigeren. Dan heb ik het nog niet gehad over het effect op de tevredenheid. Docenten en deelnemers die afgebeld worden of op het verkeerde moment voor de verkeerde deur staan, medewerkers die hun planning in het honderd zien lopen, accommodaties die leeg staan of dubbel zijn geboekt. Het leidt allemaal tot lagere tevredenheid, van de klant, de docenten, de deelnemers én de accommodatieverhuurders.

De juiste software helpt

Er zijn genoeg oplossingen beschikbaar waarmee je je planningsproces kunt verbeteren. Daarbij zijn er een paar dingen waar je op zou moeten letten:

1. Zorg dat je realtime inzicht hebt in de afspraken die al zijn gemaakt met accommodaties, met deelnemers en met docenten.
2. Zorg dat je realtime inzicht hebt in de beschikbaarheid van docenten. Je wil dus niet alleen kunnen zien welke docent voor welke cursus is geboekt, maar ook wat de beschikbaarheid van de docent is, mocht er iets wijzigen.
3. Zorg dat je doelgroep ook inzicht heeft in de planning. In een handmatig opgestelde mail kan verwarring ontstaan over dag, datum en locatie. Wanneer een deelnemer – of docent – online de eigen afspraken kan zien, is er altijd duidelijkheid.
4. Maak gebruik van de signaleringsmogelijkheden. Stuur een paar dagen van tevoren een reminder en mail een dag van tevoren nog wat bijzonderheden, bijvoorbeeld dat er een wegomlegging is of dat de eindtijd met een half uur is vervroegd.

Meer weten?

Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen met het voorkomen van dubbele boekingen? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.

Owe Loonstra

Bel mij voor een afspraak