Van Excel-overzicht naar real-time grip op docentenuren

Het seizoen loopt, je docenten draaien hun lessen en projecten. Hoeveel uren heeft iedereen besteed? En liggen die in lijn met de afspraken die je aan het begin van het jaar hebt gemaakt? Vaak kom je daar pas achter als het seizoen voorbij is. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe je op elk moment van het jaar grip houdt op de inzet van je docenten.

Afspraken maken is stap één

Aan het begin van het seizoen maak je als organisatie afspraken met je docenten over hoe zij hun tijd gaan besteden. Een docent met een contract van 80% werkt op jaarbasis bijvoorbeeld 1200 uur. Daarvan besteedt hij 60% aan het geven van lessen, 20% aan lesvoorbereiding en 20% aan projecten en overige werkzaamheden.

Die afspraken zijn waardevol. Ze geven richting aan de planning en zorgen ervoor dat je als organisatie je docenten zo goed mogelijk inzet. In een eerdere blog over docentenplanning beschreven we al hoe je dat planningsproces vereenvoudigt. Maar afspraken maken is één ding. Bijhouden of de praktijk overeenkomt met die afspraken is een ander verhaal.

Het probleem met Excel

Veel organisaties houden de voortgang bij in Excel. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk is het bewerkelijk. Je moet informatie uit verschillende systemen bij elkaar rapen: hoeveel lesuren heeft een docent gegeven, hoeveel projecturen zijn er geboekt, hoeveel vrije dagen zijn er opgenomen? Al die gegevens kopieer je handmatig naar een spreadsheet. Vergelijkbare inefficiëntie beschreven we eerder in onze blog over het proces van aanmelding tot les.

Met een beetje geluk heb je één of twee keer per seizoen een update. Ondertussen loop je het risico dat je pas aan het eind van het jaar ontdekt dat de ene docent veel meer uren heeft gemaakt dan afgesproken (overwerk uitbetalen) en een ander juist te weinig (compenseren of verrekenen). Dat zijn vervelende gesprekken die je liever voorkomt.

Actueel inzicht door vastlegging in Business Central

Als je alle activiteiten in Business Central vastlegt, van lessen tot projecten tot vrije dagen, verandert het beeld. Je kunt op ieder gewenst moment een overzicht genereren van hoe het ervoor staat. Handmatig bij elkaar rapen en wachten tot het einde van het seizoen horen dan tot het verleden.

Je ziet in één oogopslag welke docent op schema loopt, wie meer lesgerelateerde uren maakt dan afgesproken en waar ruimte zit voor extra projecten. Dat geeft je de mogelijkheid om bij te sturen voordat er problemen ontstaan.

Docenten zien hun eigen voortgang via de portal

Omdat we die overzichten doorlopend kunnen genereren, bieden we ze ook aan via de portal. Docenten loggen in en zien hun eigen voortgang. Ze kunnen zelf bepalen of ze nog ruimte hebben voor extra lessen of dat ze beter wat projecten kunnen oppakken.

Dat is prettig voor de docent, want die heeft regie over zijn eigen planning. Het is ook prettig voor de organisatie, want je hoeft niet meer elke vraag over uren zelf te beantwoorden. De informatie staat klaar.

Automatische berekening van afgeleide uren

De normjaartaak-functionaliteit gaat verder dan alleen registreren. Als een docent 60 uur aan lessen is ingepland, berekent het systeem automatisch hoeveel tijd er beschikbaar is voor voorbereiding en nabereiding. Zo krijg je overzichten die met zo min mogelijk handmatige invoer toch een compleet beeld geven.

Daarnaast zijn er uitbreidingen op de module: periodieke normjaartaak-overzichten, extra managementinformatie met subtotalen en de mogelijkheid om afgeleide uren toe te voegen. Alles gericht op meer grip met minder werk.

Meer weten?

Wil je ontdekken hoe de normjaartaak-functionaliteit jouw organisatie kan helpen? Of ben je benieuwd hoe andere klanten hun docenteninzet bijhouden? Bel me op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik vertel je graag meer.