Hoe volwassen is jouw cursusadministratie?

Vandaag de dag zijn flexibiliteit en efficiëntie enorm belangrijk en dat is in de wereld van opleidingen niet anders. Hoe wendbaar is jouw cursusadministratie? In deze blog stelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing, je een aantal vragen die je tot denken aanzetten.

Rechttoe rechtaan

In het algemeen durf ik wel te stellen dat rechttoe rechtaan cursusadministratie niet zo heel spannend is. Voor het aanmaken van een cursus, het koppelen van docenten en het toevoegen van deelnemers, kun je met elk cursussysteem ongetwijfeld uit de voeten. Dergelijke basistaken kunnen zelfs de meest eenvoudige oplossingen wel afhandelen. De zaken worden wat ingewikkelder als zich uitzonderingen voordoen.

Uitzonderingen bevestigen de regel

• Wanneer een docent ziek is en je de deelnemers op de hoogte moet brengen dat de les niet doorgaat, moet je dat dan allemaal handmatig doen of kun je dit met een druk op de knop regelen?
• Stel je voor dat iemand is ingeschreven voor een training en de factuur is al verzonden. Dan belt de persoon je op om te vertellen dat de werkgever de helft van de factuur wil betalen. Kun je dit eenvoudig met de software regelen of moet je handmatig een creditfactuur sturen en twee nieuwe, afzonderlijke facturen maken?
• Een cursus heeft niet genoeg deelnemers en kan niet doorgaan, moet je dan de deelnemers handmatig overhevelen naar een andere cursus of helpt je software-oplossing je daarbij?
• Wat als een deelnemer halverwege het jaar verhuist en daardoor de rest van de lesreeks niet kan volgen? Kun je het lesgeld eenvoudig retourneren of is het een enorm gedoe?

Selfservice

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van situaties die invloed kunnen hebben op je cursusadministratie. Vaak zien we dat deze uitzonderingssituaties, die ongeveer 20 procent van de gebeurtenissen uitmaken, in veel gevallen verantwoordelijk zijn voor zo’n 80 procent van het werk. Komt dit je bekend voor? Hoe fijn zou het dan zijn als deelnemers en docenten zelf die wijzigingen kunnen regelen in een selfserviceportal? Daar zit één maar aan. Als je de wijzigingen doorkrijgt via e-mail of telefoon, heb je als organisatie de controle over het vastleggen van de wijzigingen en kun je de vervolgacties zelf bewaken. Maar steeds vaker verwachten mensen dat ze zelf bepaalde zaken online kunnen afhandelen. Dit vereist wel dat de afhandeling van deze wijzigingen foutloos en automatisch wordt uitgevoerd. En dat is natuurlijk alleen mogelijk als je cursusadministratiesoftware dit ondersteunt.

De lakmoesproef voor jouw software

Hoe weet je of jouw software deze uitzonderingen aankan? De lakmoesproef is of de software in staat is om acties automatisch uit te voeren zodra een trigger wordt geactiveerd. Stel je bijvoorbeeld voor dat je 's avonds om 11 uur een verhuisbericht krijgt van een deelnemer. Kan jouw systeem automatisch de deelnemer uitschrijven, een creditnota genereren en deze verzenden? Als dat het geval is, heb je de regie en kun je erop vertrouwen dat de juiste vervolgacties worden uitgevoerd en heb je de sleutel tot een soepele en efficiënte cursusadministratie in handen. Lukt dat niet, dan nodig ik je graag uit voor een gesprek. Laten we samen eens nadenken over hoe je jouw cursusadministratie kunt optimaliseren zodat je je weer bezig kunt houden met de dingen die het werk leuk maken.

Een softwarepartner die weet wat wendbaarheid is

Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.

Owe Loonstra

Bel mij voor een afspraak