Laat je cursist zelf zijn cursus plannen: meer regie en minder werk

Het efficiënt inplannen van lessen en trainingen kan de administratieafdeling flink belasten. Door cursisten zelf hun planning te laten regelen, verminder je de werkdruk én verhoog je klanttevredenheid. Zo geef je cursisten de regie over hun eigen rooster. In deze blog deelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, inzichten over de voordelen van selfservice. Ontdek hoe deze aanpak ook jouw organisatie kan helpen om efficiënter te werken en tegelijkertijd jouw klanttevredenheid te versterken.

Het gemak van selfservice

Als consument verwachten we tegenwoordig steeds meer controle over het plannen van onze afspraken. Van kappersbezoek tot bandenwissel; het zelf kunnen plannen voelt prettig en efficiënt, zeker voor korte afspraken. Maar wanneer het om intensieve, meerdaagse trainingen gaat van een paar duizend euro, kan het idee van selfservice voor sommige mensen nog wat spannend aanvoelen. Toch zij wij bij een van onze klanten – een grote opleider – aan het onderzoeken of we op dit manier extra waarde kunnen toevoegen. Als deelnemers hun lessen kunnen inplannen op momenten die hen het beste passen, vergroot dat het gevoel van controle. En voor de organisatie zelf betekent dit een lagere werkdruk.

Wat dit vraagt van de backoffice

Achter zo’n zelfplanningsoptie gaat natuurlijk flink wat organisatie schuil. Het betekent onder andere dat er belangrijke gegevens uit de cursusadministratie ontsloten moeten worden, zoals de beschikbaarheid van docenten, hun vaardigheden en de beschikbare accommodaties. Tegelijkertijd wil je het je potentiële cursisten makkelijk maken en ze niet te veel vermoeien met details over het interne proces. Zij willen alleen weten wanneer hun training van start kan gaan en waar ze moeten zijn.

Verhoogde efficiëntie en autonomie voor de cursist

Als deze selfservice goed aanslaat, betekent dit een behoorlijke tijdsbesparing. Je kunt een deel van het intensieve planningswerk overlaten aan de cursist. Hij of zij kan zelf direct zelf een geschikte tijd en dag kiezen, zonder tussenkomst van een medewerker. Zo krijgt hij meer autonomie en wordt het planningsproces voor de organisatie efficiënter. Medewerkers die nu bezig zijn met het inplannen van activiteiten – meestal niet het meest interessante werk – kunnen zich dan richten op meer uitdagende taken en het persoonlijk contact met klanten waar dat nodig is.

Meer weten?

Wil je eens sparren over wat selfservice voor jouw organisatie kan betekenen? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.

Owe Loonstra

Bel mij voor een afspraak