Softwareoplossingen voor groeiende opleiders: één systeem of meerdere?

Bij groeiende opleiders ontstaat vaak de vraag hoe je de verschillende processen het best kunt ondersteunen. Zeker wanneer er verschillende merknamen en administraties in het spel zijn, kan de strategische keuze tussen een geïntegreerd systeem of meerdere systemen een lastige zijn. In deze blog bespreekt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, de voor- en nadelen van beide opties.

Optimaliseren van procesondersteuning

Recent had ik een gesprek met een grote opleider die flink aan het groeien is, vooral door andere opleidingsinstituten over te nemen. Hierdoor is het nu een organisatie die onder verschillende merknamen een breed scala aan opleidingen aanbiedt. Per merk of organisatie gebruiken ze soms ook nog verschillende systemen. Dat betekent een wirwar van CRM-oplossingen, cursusadministraties, frontofficesystemen en boekhoudpakketten. De moederorganisatie is op zoek naar een manier om de procesondersteuning zo goed mogelijk te regelen. Daarbij moeten ze rekening houden met de verschillende merknamen, de facturatie vanuit verschillende organisaties, en de gegevens van klanten, docenten en andere relaties die in diverse systemen worden bijgehouden.

Geïntegreerde oplossing of meerdere systemen?

Hoewel het een zekere flexibiliteit biedt, wanneer elk merk met zijn eigen systemen werkt, brengt dit ook flinke uitdagingen met zich mee. Je moet elk systeem individueel onderhouden en de koppelingen tussen die systemen moet je constant synchroniseren. Hoe meer merken en systemen je hebt, hoe sneller het aantal te onderhouden koppelingen groeit. Stel bijvoorbeeld dat je met drie hoofdprocessen werkt en acht merken hebt, dan kan dit leiden tot 24 verschillende koppelingen. Kies je voor één geïntegreerde oplossing, dan worden alle hoofdprocessen – van CRM en cursusadministratie tot financiën – in één systeem beheerd. Dit betekent minder tijd en middelen voor het onderhoud van koppelingen. Hoewel je wellicht op enkele specifieke functionaliteiten per proces inlevert, biedt het geïntegreerde systeem meer efficiëntie, lagere kosten en meer overzicht.

Voor- en nadelen afwegen

In het gesprek met deze opleider hebben we samen de voor- en nadelen van beide opties besproken. Terwijl het werken met meerdere systemen de flexibiliteit kan vergroten, brengt een geïntegreerde oplossing eenvoud en overzicht. De vraag is: waar hecht je als organisatie de meeste waarde aan? Functionaliteit of eenvoud? Dit is een strategische keuze die elke organisatie voor zichzelf moet afwegen.

Een softwarepartner die met je meedenkt

Wil je eens sparren over wat voor jou de beste oplossing is? Of ben je nog op zoek naar een partner die een flexibele oplossing heeft die aansluit bij jouw veranderende wereld? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.

Owe Loonstra

Bel mij voor een afspraak