Stapje voor stapje naar procesautomatisering
Automatiseren betekent loslaten. En loslaten moet je durven. Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers de tools die hen worden aangereikt voldoende vertrouwen om handelingen over te laten aan technologie?
Continue ontwikkeling
Aan de technologie van tegenwoordig zal het niet meer liggen. De tools liggen voor het oprapen, softwareupdates zijn soms nauwelijks meer bij te benen en iedere dag worden nieuwe applicaties ontwikkeld om jouw werk gemakkelijker te maken en de efficiëntie van processen te verbeteren. Toch blijkt het in de praktijk nog vaak moeilijk om die technologie optimaal te benutten en zo veel mogelijk componenten van het werk over te laten aan software.
Gemakkelijker en efficiënter
En dat is tegenstrijdig. Een rondvraag binnen uw organisatie zal toch immers bij nagenoeg iedereen hetzelfde antwoord opleveren: natuurlijk willen alle medewerkers dat hun werk gemakkelijker wordt gemaakt en dat taken sneller kunnen worden uitgevoerd. Niemand vindt het leuk om handmatig 100 bevestigingsmails te moeten sturen, maar als het erop aankomt blijkt het toch ‘eng’ om de verzending helemaal uit handen te geven. Wat hebben automatiseringstools dan nog voor zin, als iedere medewerker de geautomatiseerde handelingen alsnog gaat ‘dubbelchecken’?
Het gevaar van grootschalig
De sleutel ligt wat ons betreft in de grootschaligheid waarmee veel automatiseringstrajecten worden aangevlogen. Er worden veel beloftes gedaan over de toekomst en de ambities zijn hoog, maar voor de meeste medewerkers zijn dit soort hogere doelen voor de lange termijn veel te abstract. Mensen verliezen enerzijds voor hun gevoel de controle over hun werk, anderzijds is het ze niet eens duidelijk waarom dat eigenlijk gebeurt. Het gevolg: veranderingen worden niet geadopteerd en projecten bloeden langzaam dood. Jammer!
Stap voor stap
Wat u moet doen om dit te voorkomen? Neem medewerkers mee in uw denkproces en voer veranderingen stapje voor stapje door. Het heeft geen zin om een bak aan tools met lappen tekst aan instructies over mensen uit te storten – neem hen bij de hand en boezem vertrouwen in door helder en gefaseerd uit te leggen waarom aspecten van hun werk worden geautomatiseerd en hoe dat precies geschiedt. Op deze manier leren medewerkers langzaam maar zeker de technologie te vertrouwen en werk uit handen te geven.
Benieuwd hoe wij u kunnen helpen procesautomatisering in te zetten? We gaan graag met u om de tafel om te bespreken welke aanpak voor uw organisatie de beste is. Bel 055 534 30 06 of vraag een afspraak aan. Wilt u maandelijks worden geïnformeerd over relevante ontwikkelingen in uw branche of op uw vakgebied? Meldt u dan aan voor onze nieuwsbrief.