Elk opleidingsinstituut kent de uitdagingen van het plannen en beheren van verschillende activiteiten, afdelingen en processen. Docenten, materialen en locaties worden vanuit verschillende afdelingen op verschillende diensten ingezet. Dat kan leiden versnipperde informatie en een gebrek aan totaaloverzicht. In deze blog deelt Owe Loonstra, Manager Sales & Marketing, de drie grote voordelen van een geïntegreerd planningssysteem.
1. Lang leve het totaaloverzicht
Het efficiënt en foutloos inplannen van docenten, materialen en locaties brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Docenten worden niet alleen ingepland om lessen te geven, ze moeten soms ook projectwerkzaamheden uitvoeren en – ze zijn tenslotte ook maar mens – ze zijn ook weleens niet beschikbaar in verband met vakantie of ziekte. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld accommodaties: de ene keer wordt een lokaal gebruikt voor een groepsles, dan weer voor een interne vergadering, maar het kan ook maar zo voorkomen dat er een vloer moet worden vervangen of een muurtje geschilderd. Wij zien dat bij veel organisatie al die verschillende resources in verschillende systemen worden beheerd. Een Excelletje hier, een documentje daar, een handige planningsapp zus, een verzameling agenda’s in Outlook zo. Je zou van minder het overzicht kwijtraken. Een geïntegreerd planningssysteem zorgt ervoor dat iedereen altijd een juist totaaloverzicht heeft.
2. Foutloos plannen
Ik schreef al eerder een blog over de gevolgen van dubbele boekingen. Het samenbrengen van gemeenschappelijke elementen zoals docenten, accommodaties en materialen in een geïntegreerd planningssysteem biedt bovengenoemd totaaloverzicht, maar het zorgt ook voor eenheid in de planning. Hierdoor kun je snel en eenvoudig zien of een docent echt beschikbaar is of een accommodatie wel of niet ingepland kan worden. Zo kan je efficiënter plannen en conflicten vermijden. Een slim planningssysteem beschikt uiteraard over intelligentie waarbij gewaarschuwd wordt voor mogelijke dubbele boekingen.
3. Actuele en toegankelijke informatie
Een derde voordeel van een geïntegreerd planningssysteem is dat de informatie altijd up-to-date is en gemakkelijk bijgehouden kan worden. Dit biedt niet alleen voordelen voor de interne organisatie, maar ook voor de doelgroep. Door de beschikbaarheid van resources realtime inzichtelijk te maken en toegankelijk te stellen voor je klanten, docenten en administratieve medewerkers, vergroot je de zelfredzaamheid en tevredenheid van zowel je klanten als je collega’s.
Branchespecifieke oplossing gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central
Het belang van een geïntegreerd planningssysteem zien we vooral terug in sectoren waar meerdere resources worden ingezet vanuit één organisatie, zoals kunstencentra en commerciële opleiders. Onze oplossing is gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central, aangevuld met branchespecifieke modules. Verito Education helpt je onder meer bij het beheer van zowel cursussen en opleidingen als het beheer van ‘resources’ zoals locaties, materialen en docenten. Het stelt je in staat om efficiënter te werken, kosten te besparen en de tevredenheid van zowel medewerkers als klanten te vergroten.
Meer weten?
Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen met de voordelen van een geïntegreerd planningssysteem? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.
Owe Loonstra
Bel mij voor een afspraak