“Welke van onze 150 docenten kan deze vioolles geven?” Voor opleidingsorganisaties met grote aantallen docenten is dit een dagelijkse uitdaging in de cursusadministratie. Het filteren van de juiste specialist kost tijd en vergroot de kans op fouten. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe je met een slimme indeling van docenten het planningsproces voor je administratie vereenvoudigt.
Waarom planning en matching zo belangrijk zijn
Een kunstencentrum of opleidingsinstituut plant dagelijks tientallen lessen en trainingen. Met een team van soms wel 100 tot 200 docenten – zowel in loondienst als freelancers – vraagt dit om een efficiënt systeem. Want stel je voor: je moet een vioolles inplannen, maar ziet in je overzicht ook alle dansdocenten tussen staan. Of je zoekt een trainer voor persoonlijke effectiviteit, maar moet eerst door de lijst met experts in conflictbeheersing heen. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.
Hoe een relatiepool het verschil maakt
Op verzoek van onze klanten hebben we een handige functie toegevoegd: de relatiepool. Deze pool bundelt docenten die soortgelijke lessen of trainingen kunnen geven. Zoek je een docent voor vioolles? Dan zie je direct welke docenten uit jouw team – of uit de pool van freelancers – deze specifieke les kunnen verzorgen. In plaats van kiezen uit vijftig of honderd docenten, kies je nu uit twee of drie specialisten. Dit maakt de planning overzichtelijker en sneller.
Maak je website persoonlijker met docentinformatie
De relatiepool biedt nog een bijkomend voordeel. Je kunt deze informatie ook gebruiken in je externe communicatie. Plaats op je website welke docenten een bepaalde cursus of training verzorgen. Zo krijgt een potentiële cursist direct een beeld van wie de les geeft. Dit maakt je aanbod persoonlijker. De interesse voor een vioolles kan groter worden als je al weet wie je docent wordt.
Van technisch detail naar praktisch voordeel
Zo zie je maar, de beste ideeën komen van de werkvloer. Als technisch team zien wij niet dagelijks de uitdagingen bij het plannen van lessen en trainingen. Onze klanten wel. Zij ervaren het ongemak van een lange dropdown-lijst met docenten, waaruit ze de juiste persoon moeten filteren. Door hun feedback toe te passen, maken we een relatief kleine aanpassing die een groot verschil maakt in het dagelijks werk.
Meer weten?
Wil je ontdekken hoe je jouw planning en communicatie kunt verbeteren met een slimme indeling van docenten? Of heb je andere ideeën die het werken met cursusadministratie kunnen vergemakkelijken? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik denk graag met je mee.
Owe Loonstra
Bel mij voor een afspraak