Cpunt is een culturele instelling in Haarlemmermeer die een breed scala aan kunst- en cultuuractiviteiten aanbiedt onder één dak. Het omvat een theater, poppodium, bibliotheek en kunstencentrum. Het kunstencentrum had dringend een nieuw administratiesysteem nodig. Barbara ten Velden, functioneel beheerder bij Cpunt, vertelt waarom Cpunt heeft gekozen voor de oplossing van Verito en hoe de samenwerking bevalt.
Een breed aanbod aan cursussen
In het kunstencentrum bieden we allerlei cursussen aan op het gebied van kunst en cultuur, zowel in vrije tijd als op scholen. Alleen al voor de vrije tijd hebben we zo'n vijfduizend leerlingen die jaarlijks bij ons komen. Dit varieert van individuele pianolessen tot potten bakken en musicalproducties, tot een heel breed scala aan andere kunst- en cultuuractiviteiten. Sinds oktober 2023 werd ons cursistenadministratiesysteem – dat van Microsoft Navision – niet langer ondersteund. Het advies was om binnen een jaar over te stappen naar een vervangend systeem.
De uitdagingen
Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Om te beginnen zijn we een vrij grote culturele aanbieder met een omvangrijke administratie en de nodige uitzonderingen qua structuren. Naast groepslessen bieden we namelijk ook individuele lessen en duo-lessen aan voor muziekinstrumenten. Daar is een ander planningsmechanisme voor nodig. Dat was uitdaging nummer één. Daarnaast hadden we niet al te veel tijd. We wilden niet midden in een seizoen overstappen op een ander systeem. Daarmee gaven we onszelf nog een uitdaging: in september 2024 moet alles up and running zijn.
De oplossing van Verito
Verito heeft een systeem dat in de basis al veel van onze eisen en wensen kon vervullen. Ze konden ons ook veel functionaliteiten laten zien, wat ons direct vertrouwen inboezemde. Daarnaast heeft Verito de kennis in huis om de punten die nog wat bijgeschaafd moesten worden of waar nog iets voor nodig was, te realiseren. Dit resulteerde uiteindelijk in een totaaloplossing die aan al onze behoeften voldeed. Daarnaast voelden we ook echt een klik. Ze begrepen goed wat wij nodig hadden en waren eerlijk over zaken die nog ontwikkeld moesten worden.
Vooruitgang en implementatie
Eind mei hebben we de programmering voor het nieuwe seizoen op onze website kunnen publiceren via Business Central van Verito. Ook de klanten staan er inmiddels in, en dat is allemaal goed gegaan; de klanten hebben er niets van gemerkt. Nu moeten we alleen achter de schermen nog wat puntjes op de i zetten deze zomer, voordat in september het seizoen echt van start gaat en we er volledig mee aan de slag kunnen. Ja, so far so good.
De samenwerking
Ook de onderlinge samenwerking is heel goed bevallen. In het begin waren we even zoekende. Verito is gewend om eerst alle eventuele gaps in kaart te brengen voordat ze daadwerkelijk aan het hele traject beginnen. Wij wilden er echter meteen vol in en onderweg de gaps aanpakken, simpelweg omdat we weinig tijd hadden. Daar hebben we een hele goede vorm in gevonden, en het is heel goed verlopen. Ik zou de samenwerking dan ook willen omschrijven als eerlijk, oplossingsgericht en teamwork. Het voelt veel meer als een partnerschap dan als een typische leverancier-klant-relatie. We willen van beide kanten dat het slaagt en dat leidt ongetwijfeld tot een mooi eindresultaat. We zijn nog niet klaar, maar ik kan al wel zeggen dat het traject voor ons een heel positieve ervaring is.
Tips voor vergelijkbare organisaties
Voor vergelijkbare organisaties die een dergelijke oplossing overwegen, heb ik twee tips. Ten eerste, bereid je heel goed voor. Weet hoe je werkprocessen lopen en hoe je ze eventueel zou willen laten lopen. Business Central kan enorm veel en Verito kan goed adviseren welke mogelijkheden er zijn. Maar het is wel heel fijn als je zelf een goed beeld hebt van hoe je het voor je ziet. En daarnaast, zorg voor voldoende capaciteit. Dit is echt iets wat je niet even tussendoor kan doen. Het is een intensief traject en je hebt voldoende mensen nodig om het tot een goed einde te brengen.
Bel mij voor een afspraak