Weet je nog? Handmatig overtypen van facturen in je financiële administratie, het maken van kopietjes die fysiek de organisatie rondgaan om een handtekening of stempel te krijgen. Die tijd ligt inmiddels ver achter ons. Toch blijft factuurverwerking bij veel organisaties geassocieerd met gedoe, uitzoekwerk en leveranciers die achter de broek aan zitten. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe moderne software dit proces drastisch vereenvoudigt - zowel voor grote organisaties met complexe behoeften als voor kleinere organisaties die eenvoud zoeken.
Waarom factuurverwerking nog altijd hoofdpijn geeft
Veel organisaties kennen het probleem: gedoe rondom inkoopfacturen, lastig uitzoekwerk, mensen ‘chasen’ om facturen goedgekeurd te krijgen. Leveranciers die ondertussen vragen wanneer hun factuur eindelijk betaald wordt. Deze uitdagingen hoeven niet meer, gezien de mogelijkheden die software tegenwoordig biedt.
Twee oplossingen voor verschillende behoeften
We bieden onze klanten tegenwoordig twee verschillende smaken aan. De eerste oplossing heet Document Capture. Dit is een volledig geïntegreerde oplossing binnen Business Central die heel veel mogelijkheden biedt, ook voor aanvullend programmeerwerk en klantspecifieke aanpassingen. Door zijn breedheid en uitgebreidheid is het wel een complexere module die meer tijd vraagt om in te richten en daardoor wat prijziger is.
Document Capture voor grotere organisaties
Deze oplossing is vooral interessant als je organisatie groot is en er veel en diverse facturen binnenkomen. Als je organisatie complexer is, helpt de flexibiliteit van Document Capture om alle uitzonderingen een plek te geven. Omdat het geïntegreerd is in Business Central, heb je geen extra applicatie nodig voor het beheer. Je hebt één applicatie waarin het hele proces wordt gefaciliteerd. Deze smaak bieden we al langer aan en wordt vooral gebruikt door onze grote klanten.
Blue10 als alternatief voor kleinere organisaties
We merkten dat dezelfde vraag om factuurverwerking te vereenvoudigen ook bij kleinere organisaties speelt. Na een marktverkenning vonden we Blue10, een Nederlandse oplossing. Het staat naast Business Central, maar is wel gekoppeld. Relevante informatie van leveranciers, openstaande orders, projecten en financiële gegevens uit Business Central kunnen worden ontsloten en gebruikt in Blue10. Omgekeerd kan informatie over facturen vanuit Blue10 weer teruggestuurd worden naar Business Central.
Sneller en goedkoper, maar iets minder flexibel
Blue10 is een out-of-the-box-oplossing waarin geen aanpassingen mogelijk zijn. Hierdoor is het minder uitgebreid en flexibel dan Document Capture, maar juist gemakkelijker om in gebruik te nemen. Waar Document Capture drie tot vier dagen inrichtingstijd vraagt, gaat het bij Blue10 om circa vier uur. Het is goedkoper in aanschaf en ondersteuning, en vooral interessant voor kleinere organisaties met minder facturen die wat meer op elkaar lijken.
Beide oplossingen automatiseren het hele proces
Wat beide oplossingen gemeen hebben: ze bieden automatisch scannen van facturen, dus je hoeft niets meer over te typen. Ze maken het mogelijk om de juiste vlaggetjes aan facturen te hangen – de juiste dimensie, kostenplaats, grootboekrekening of het juiste project. En ze bieden beide de mogelijkheid om facturen digitaal ter goedkeuring aan te bieden aan degene die verantwoordelijk is voor het project of de uitgaven.
Welke past bij jouw organisatie?
Document Capture is ideaal voor grotere, complexere organisaties met veel verschillende facturen. Blue10 is perfect voor kleinere organisaties met minder, meer vergelijkbare facturen. Beide zorgen ervoor dat het handmatig overtypen van facturen en het op papier rondsturen voor goedkeuring niet meer nodig is.
Meer weten?
Welke oplossing past het beste bij jouw organisatie? Dat bespreek ik graag met je. Geef me een belletje op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik help je graag bij het maken van de juiste keuze.
Owe Loonstra