Je kent het vast: de afspraken met scholen staan keurig in een contract, maar de concrete invulling is een ander verhaal. Docenten maken afspraken met contactpersonen, sturen mailtjes naar de cursusadministratie en ergens tussendoor raakt het overzicht zoek. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe je schoolplanning gestructureerd aanpakt.
Het probleem met losse afspraken
Veel kunstencentra en muziekscholen bieden een deel van hun diensten aan via scholen. Muzieklessen tijdens schooltijd, creatieve workshops, djembe-lessen voor groep 6. De procesflow is vaak helder: een school geeft op hoofdlijnen aan welke culturele ondersteuning ze willen, er worden afspraken gemaakt over budgetten en aantallen lessen. Tot zover geen probleem.
De uitdaging zit in de concrete invulling. De school wil tien djembe-lessen voor drie klassen, maar wanneer precies? Die planning maakt de docent in overleg met de contactpersoon bij de school. Vervolgens moet die informatie naar de cursusadministratie. Wat we in de praktijk zien: een stroom aan mailtjes, losse Excel-bestanden en een cursusadministratie die druk is met het vertalen van al die informatie naar een uniforme werkwijze. Dat kost tijd en energie.
Eén invulscherm voor de docent
We zijn bezig om dit proces te structureren via de portal. Het idee is simpel: de docent krijgt een invulscherm in Excel waarin hij direct ziet welke afspraken hij moet maken, welke hij al gemaakt heeft en welke nog openstaan. In datzelfde document legt hij nieuwe afspraken vast. Geen losse mailtjes meer, geen eigen Excel-formaten, maar één gestructureerde werkwijze.
Het Excel-document kan vervolgens in één keer geïmporteerd worden in Business Central. Alle contactmomenten komen zo op de juiste plek terecht. De docent ziet online hoeveel uren er verkocht zijn en hoeveel hij al heeft ingepland. Is hij door zijn uren heen? Dan weet hij dat er iets geschrapt moet worden. Heeft hij nog ruimte? Dan kan hij extra afspraken maken.
Facturatie die klopt
Deze werkwijze biedt ook voordelen voor de verantwoording richting scholen. Want scholen willen terecht weten of de factuur klopt met het aantal afgenomen lessen. We zien regelmatig dat scholen beter weten hoeveel lessen er gegeven zijn dan het kunstencentrum zelf. Dat is onhandig en soms pijnlijk.
Door de planning gestructureerd vast te leggen, komt die informatie overeen. Geen discussies meer over aantallen. En een mooie bijkomstigheid: je kunt scholen ook inzicht geven in de planning. Zij zien wanneer de djembe-lessen gepland staan, zonder dat jij daar extra werk aan hebt.
Meer weten?
Herken je de uitdaging van schoolplanning? Of ben je benieuwd hoe je het proces in jouw organisatie kunt stroomlijnen? Bel me op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik denk graag met je mee.
Bel mij voor een afspraak