Als professionele opleider moet je keer op keer de juiste match vinden tussen trainers en trainingen. Een behoorlijk tijdrovend en foutgevoelig proces. Hoe mooi zou het zijn als er een oplossing bestaat die efficiënt en flexibel is en die tegemoetkomt aan de behoeften van zowel de organisatie als de freelance docenten. Die oplossing bestaat! In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing, hoe je trainers en trainingen slim kunt koppelen.
De uitdaging van de perfecte match
Veel van onze klanten in de opleidingssector ervaren dat het koppelen van de juiste docent of trainer aan de juiste training enorm veel tijd kost. De planningsafdeling bekijkt welke docenten – freelance of vast in dienst – in aanmerking komen voor een bepaalde training of opleiding. Daarbij wegen ze de vaardigheden, beschikbaarheid en locatie van de docent allemaal mee in de beslissing. Vervolgens vragen ze via e-mail, voicemails, en ongetwijfeld de nodige reminders, aan deze docenten of zij de training kunnen verzorgen. Dit proces is niet alleen inefficiënt, maar zorgt ook voor ongestructureerde communicatie en veel onzekerheid bij de trainers. Ze weten nooit precies wanneer ze gevraagd zullen worden en hebben weinig mogelijkheden om hun beschikbaarheid aan te geven. Ze kunnen pas in actie komen als ze benaderd worden. Een heel reactieve aanpak dus.
Het aanbieden van een selfservice-portal
Door dit proces te automatiseren en de regie gedeeltelijk bij de docent te leggen, kan de communicatie die anders veel tijd en energie kost, aanzienlijk worden verkort. In onze portal kunnen docenten hun persoonlijke gegevens, vaardigheden, en beschikbaarheid beheren. Als er een nieuwe training op de planning staat, kan de planningsafdeling op basis van vaardigheden, reisafstand en beschikbaarheid de docenten selecteren die in aanmerking komen voor de training. De geselecteerde docenten ontvangen in de portal bericht over de training, inclusief alle relevante details. Met een simpele druk op de knop kunnen zij aangeven of ze geïnteresseerd zijn in het verzorgen van de training.
Vereenvoudiging van het selectieproces
Het systeem is zo ontworpen dat een opleider kan kiezen tussen twee selectieprocedures. De eerste mogelijkheid gaat uit van het principe ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’. De eerste docent die aangeeft de training te kunnen geven, wordt direct aan de training gekoppeld en de beschikbaarheidsaanvraag verdwijnt voor de andere docenten uit de portal. De andere optie is dat docenten een week de tijd krijgen om te reageren, waarna de planningsafdeling een keuze maakt uit de verschillende docenten die interesse hebben getoond.
De voordelen van automatisering
Dit verhoogt niet alleen de tevredenheid onder trainers, maar optimaliseert ook het gehele planningsproces en vermindert de administratieve last voor de afdeling planning aanzienlijk. Als de eenvoudiger planningstaken worden geautomatiseerd, kunnen medewerkers zich focussen op meer complexe uitdagingen, zoals het organiseren van meerdere trainers voor speciale evenementen of op bijzondere locaties.
Een softwarepartner die met je meebeweegt
Lijkt een dergelijke optimalisatie interessant voor jouw organisatie? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.
Bel mij voor een afspraak