Kaliber Kunstenschool verzorgt culturele en kunstzinnige vorming voor het onderwijs, het sociale domein en de vrije tijd in de regio Twente. Net als veel instellingen in kunst- en cultuureducatie heeft ook Kaliber Kunstenschool het hoofd moeten bieden aan teruglopende financiële middelen vanuit de overheidsinstanties. Naast het bieden van kwalitatief goed onderwijs, is het belang van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering groter geworden. Volgens manager bedrijfsvoering Jan van Geffen is dat met Verito als partner prima gelukt.
Wat was de aanleiding voor Kaliber om op zoek te gaan naar nieuwe software en een nieuwe partner?
Jan van Geffen: 'De aanleiding was tweeledig. Ten eerste waren we toe aan een professionaliseringsslag. Ons primaire proces is lesgeven en we willen dat de kwaliteit hier zo hoog mogelijk ligt. Tegelijkertijd zagen we dat ondersteunende processen veel tijd in beslag namen. Bijvoorbeeld de administratieve, facilitaire en logistieke processen zoals roostering van docenten en het reserveren van ruimten en instrumenten. We wilden vooral onze secundaire processen anders inrichten om meer (financiële) ruimte te krijgen voor het lesgeven. Ten tweede wilden we graag een dienstverlening inrichten waarin we de kwaliteit van onze ondersteuning aan andere kunstencentra en muziekscholen aanbieden zodat zij ook van onze ontwikkelingen kunnen profiteren. Hiermee houden we onze kosten laag, maken kostenverlaging bij andere collega's ook mogelijk en behouden we onze kwaliteit van dienstverlening. Zo kunnen meer organisaties profiteren van efficiënte bedrijfsvoering met een hoge kwaliteit. Gericht op het leveren van relevante stuur- en verantwoordingsinformatie. Bijkomend effect is dat wij onze eigen medewerkers breder kunnen inzetten, de door hun geboden kwaliteit kunnen behouden en het voor hen een uitdagende werkomgeving blijft.'
Hoe is deze professionalisering verlopen?
Jan van Geffen: 'We zijn gaan kijken welke software het beste bij onze doelstelling past. Daarbij zijn we uitgekomen op Microsoft Dynamics NAV voor de software en bij Verito als ontwikkelingspartner. Dit is ons conform verwachting goed bevallen. Dat komt doordat Verito al over een standaard oplossing beschikt voor kunstencentra en omdat Verito zich niet als leverancier opstelt maar als partner en met ons een ontwikkeltraject voor de branche is ingegaan. Ze kijken hoe het product meer betekenis kan hebben voor haar klanten, voor ons dus. De samenwerking is als een oplopende spiraal ervaren omdat je bij Verito voelt dat zij ook hun standaard willen verhogen. Ze zijn constructief, coöperatief en denken out of de box, precies wat wij nodig hebben. Bijvoorbeeld door het samen werken naar een extra management informatie tool op onze database. Tevens zien wij wijzigingen terug in Verito Education welke voortkomen uit onze adviezen. We versterken elkaar, daar profiteert Kaliber van en ondertussen ook een aantal andere kunstencentra die van onze dienstverlening gebruik maken.'
Wat zijn de doelstellingen van de organisatie en op welke manier wordt de software daarbij ingezet?
Jan van Geffen: 'De kwaliteit van de informatievoorziening is omhoog gegaan en de kosten voor bedrijfsvoering omlaag. We hebben een hogere efficiëntie bereikt in bijvoorbeeld inzicht in de bezetting van docenten, lokalen en instrumenten en daardoor werken we effectiever zonder kwaliteitsverlies. We willen graag doorgaan met ontwikkelen.'
Wilt u meer weten?
Bent u benieuwd hoe Kaliber en/of Verito u kan helpen met de professionalisering van uw organisatie? Bel 055 534 30 06 of vraag een afspraak aan. Wilt u maandelijks worden geïnformeerd over relevante ontwikkelingen in uw branche of op uw vakgebied? Meldt u zich dan aan voor onze nieuwsbrief.
Bel mij voor een afspraak