Docenten zijn echte vakmensen: ze verstaan de kunst van de kennisoverdracht als de beste, maar het vastleggen van administratieve zaken is niet per se hun grootste talent. Dit is zeker een issue voor de zpp’ers onder hen. Tegelijkertijd zijn dat nu juist belangrijke resources die je als cursusorganisatie graag wilt koesteren en te vriend wilt houden. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe je zzp-docenten ondersteunt én tegelijk je eigen organisatie helpt.
Waarom zzp-docenten ondersteuning verdienen
Als cursusorganisatie maak je graag gebruik van zzp-docenten. We zien bij onze klanten dat zij steeds vaker proberen om deze ondernemers te ontlasten bij administratieve activiteiten. Een dergelijke aanpak snijdt aan twee kanten. Je maakt het leven van de zzp’er makkelijker, maar creëert ook voordelen voor je eigen organisatie. Je krijgt facturen wanneer ze relevant zijn, in plaats van aan het eind van het seizoen ineens een stapel facturen, wat een vertekend beeld geeft van de werkelijke stand van zaken in je administratie.
Slim gebruik maken van wat je al vastlegt
De sleutel ligt in het slim benutten van informatie die je toch al vastlegt in je cursusadministratie. Voordat een docent überhaupt een cursus geeft, leg je alle afspraken vast: uurtarieven, lestarieven of reiskostenvergoedingen. Soms splits je het op in lesuren en tijd voor voorbereiding en ‘nabereiding’. Ook de inzetbaarheid neem je door: kan iemand alle dagen werken of zijn er bepaalde beperkingen? Speelt reisafstand een rol?
Van afspraak naar optimale planning
Als deze basisafspraken vastliggen, bepaal je voor welke trainingen of cursussen een docent in aanmerking komt. Dit sluit naadloos aan bij jullie afspraken en je maakt optimaal gebruik van je hele pool van zzp-docenten. Zodra je een cursus voorlegt aan een docent en deze akkoord gaat, heb je meteen inzicht in hoe de planning eruitziet in combinatie met de andere activiteiten van die docent.
Automatisch berekenen en controleren
Bij een cursus van tien dagdelen plus afspraken over voorbereidingstijd en nabereidingstijd, reken je automatisch uit hoeveel tijd de docent daadwerkelijk met die training bezig is. Meestal reken je af op basis van daadwerkelijk gewerkte tijd. Als een docent ziek wordt of een les uitvalt, heeft dat direct effect op wat iemand mag factureren. Door je planning up-to-date te houden en bij te houden of alle lessen zijn doorgegaan, heb je een mooie basis om te bepalen hoeveel geld de zzp’er mag factureren.
Maandelijks overzicht voorkomt verrassingen
Vervolgens kun je maandelijks een overzicht sturen: "Dit zijn volgens onze informatie de tijdsbestedingen die je de afgelopen maand hebt uitgevoerd voor ons, voor de volgende trainingen. Je mag bedrag x bij ons in rekening brengen, onderverdeeld naar lestijd, voorbereidingstijd en reiskostenvergoeding." De zzp’er hoeft alleen te controleren of dit klopt – en negen van de tien keer is dat zo. Als de docent vervolgens een factuur stuurt met hetzelfde bedrag en eventueel een kenmerk, matcht de software dit automatisch. Bij overeenstemming hoeft er geen controle meer plaats te vinden en kan de factuur meteen betaalbaar gesteld worden.
Voordelen voor iedereen
Deze werkwijze heeft voordelen voor alle partijen. De docenten krijgen op een presenteerblaadje wat ze mogen factureren – meestal klopt dit perfect, soms voegen ze nog wat onkosten toe. Voor de cursusorganisatie is het veel eenvoudiger dan na drie maanden een factuur krijgen en vervolgens moeten checken of dit overeenkomt met de daadwerkelijk gegeven lessen. Door de bron van de planning te hanteren, verminder je het controlewerk enorm.
Meer weten?
Wil je ontdekken hoe je ZZP-docenten beter kunt ondersteunen terwijl je tegelijk je eigen processen verbetert? Of ben je benieuwd naar de technische mogelijkheden voor jouw organisatie? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik denk graag met je mee.
Owe Loonstra