Voor onderwijsorganisaties draait alles om een goede planning. Of je het nu normjaartaken noemt zoals bij kunstencentra, of jaarafspraken zoals bij commerciële opleiders – de uitdaging blijft hetzelfde. Hoe zorg je dat planning en realiteit met elkaar in balans blijven? In deze blog legt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, uit hoe je dit proces effectief kunt beheersen.
Zo begin je het seizoen sterk
Een nieuw seizoen – of dat nu het schooljaar of het kalenderjaar is – start met het maken van afspraken. Je bepaalt hoeveel tijd je nodig hebt van docenten, zowel van die in loondienst als van zzp'ers. Op basis daarvan plan je de lessen en cursussen in. De planning aan het begin van het jaar kost behoorlijk wat tijd, maar over het algemeen lukt dit vrij goed. De echte uitdaging ontstaat pas in de loop van het jaar.
Waarom tussentijds bijsturen zo belangrijk is
De praktijk kan namelijk behoorlijk weerbarstig zijn: cursussen gaan niet door vanwege te weinig animo, een docent wordt ziek, of er zijn andere redenen waarom geplande lessen niet doorgaan. Het gevolg? Sommige docenten geven meer lessen dan afgesproken, terwijl anderen juist onder hun afgesproken uren blijven. Door dit tijdig te signaleren, voorkom je onaangename verrassingen.
Maak urenverantwoording makkelijk voor je docenten
Er hangt vaak een vervelende sfeer rond urenverantwoording. Het is ingewikkeld, het is lastig en daardoor gebeurt het altijd te laat. Maar dat hoeft niet. Met onze software zet je, met één druk op de knop, de planning om naar gerealiseerde uren. Docenten passen vervolgens alleen aan wat afwijkt: die ene uitgevallen les, een extra ingeplande cursus of een ziektedag. Zo zie je direct of je op schema ligt met de seizoensafspraken.
Kijk verder dan alleen de lesuren
Een docent doet natuurlijk veel meer dan alleen een cursus geven. Ze werken aan productontwikkeling, overleggen met collega’s, nemen deel aan teamuitjes, bereiden hun lessen voor en besteden tijd aan nakijkwerk. Voor veel van deze taken geldt een vaste norm. Denk aan 20% van de contracttijd voor niet-geplande werkzaamheden. Door deze uren automatisch mee te nemen in je systeem, hoeven docenten dit niet zelf bij te houden. Dat scheelt tijd en zorgt voor overzicht.
Houd de balans tussen vast personeel en zzp'ers gezond
Een speciale uitdaging vormt de mix van vaste medewerkers en zzp'ers. Je betaalt je vaste docenten immers een vast salaris – ook als ze minder uren maken dan afgesproken. Besteed je dan te veel uit aan zzp'ers? Dan maak je onnodige extra kosten. Door continu inzicht in de realiteit kun je tijdig bijsturen.
Gebruik cijfers als basis voor het goede gesprek
Een ander voordeel van het vastleggen van dergelijke gegevens, is dat je eenvoudig analyses en rapportages kunt maken. Dit geeft je de mogelijkheid om op basis van concrete cijfers gesprekken te voeren met docenten over hun werk en voortgang. Zo heb je altijd een onderbouwing als het gaat om het aantal gewerkte uren. Daarnaast kun je deze inzichten ook met de docenten zelf delen. Zo zien zij hoe het seizoen verloopt, of ze meer of minder uren maken dan afgesproken, en kunnen ze zelf aangeven wat de behoeften zijn.
Meer weten?
Wil je ontdekken hoe je meer grip krijgt op de planning en uitvoering binnen jouw onderwijsorganisatie? Of sparren over de balans tussen vaste krachten en zzp'ers? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik denk graag met je mee.
Owe Loonstra
Bel mij voor een afspraak