Een alles-in-één-oplossing, het klinkt zo mooi, maar is dat het ook? In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing, waarom alles misschien een beetje te veel van het goede is en hoe je je processen wel optimaal stroomlijnt.
Alles of niets
Bestaat dat eigenlijk wel, een alles-in-één-oplossing? Dat hangt af van je vraag en je eisen en wensen. Bij onze klanten in de goededoelenwereld en in de opleidingenwereld zien wij dat alles wel heel veel is. Zelf heb ik trouwens ooit geleerd, op de basisschool, dat zinnen met het woord 'alles' of 'niets' per definitie niet correct zijn… Bij het begrip alles-in-één gaan dan ook mijn nekharen nog steeds overeind staan.
Toenemende wensen
Toch zien we dat bij onze klanten, en dan met name bij de non-profitorganisaties en opleiders, toenemende wensen ontstaan. Er is niet alleen behoefte aan een systeem voor de basisadministratie, maar die behoefte strekt zich uit naar ‘flankerende’ gebieden, zoals de website, een klantportaal, een e-learning-omgeving, marketingtools en analysetools.
De illusie van alles-in-één
Wij geloven niet dat je alle wensen die een organisatie heeft in één applicatie kan onderbrengen. De diversiteit aan behoeften is simpelweg te groot. Wat wij wel zien als grote toegevoegde waarde, is het zo nauw mogelijk integreren van de primaire processen. Neem bijvoorbeeld inschrijven en factureren. Door deze processen te koppelen, kun je automatisch rekening houden met zaken als lastminutekortingen of btw-verrekeningen. Zo leidt een inschrijving altijd tot de juiste factuur.
De kracht van integratie
Zo zijn er meer voorbeelden van primaire processen die waardevol zijn om te integreren. Offreren en uitnutting bijhouden, prijsstelling en klantafspraken, planning en beheer van docenten en accommodaties, inzicht in roosters en de online mijn-omgeving zijn processen die elkaar raken. Een mutatie in het ene proces heeft invloed op het andere. Als je daarvoor afhankelijk bent van koppelingen, is dat vragen om problemen. Gaat er in een van de twee omgevingen iets mis? Dan raakt dat beide processen.
Onze visie: slimme integratie
Onze visie is eenvoudig: breng nauw samenhangende processen onder in één systeem. Het gaat om slimme integratie, waarbij we veel functionaliteit in één applicatie stoppen, maar niet alles. Als het gaat om gebieden die niet rechtstreeks met de kernprocessen te maken hebben, de zogenaamde flankerende gebieden, is onze visie anders. Neem bijvoorbeeld een online leeromgeving. Hier moet je ook content produceren en aanbieden in online modules en leertrajecten. Dat staat volkomen los van de registratie en vereist een andere aanpak. In die gevallen kijken we juist wel naar koppelingen, waarbij informatie vanuit ons systeem naar deze gebieden gaat en vice versa, op het moment dat dat nodig is.
Geen one-size-fits-all
Er bestaan geen systemen die alles ondersteunen waar een organisatie behoefte aan heeft. In de praktijk zijn er bijna altijd deeloplossingen nodig. Het is essentieel om kritisch te kijken naar waar je de scheiding maakt. Welke processen kun je het best bij elkaar houden in je primaire systeem, en welke hebben meer baat bij een aparte aanpak?
Denk kritisch, werk efficiënt
Elke organisatie streeft naar efficiëntie en effectiviteit. Of een alles-in-één-oplossing daar het antwoord op is, is ten zeerste te betwijfelen. Door processen slim te integreren en kritisch te kijken naar je behoeften, kun je de juiste balans vinden tussen alles-in-één- en specialistische oplossingen. Dit maakt je werk niet alleen efficiënter, maar ook effectiever.
Een softwarepartner die weet wat optimalisatie is
Laten we samen eens nadenken over hoe je jouw processen kunt optimaliseren zodat je je weer bezig kunt houden met de dingen die het werk écht leuk maken. Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.
Owe Loonstra
Bel mij voor een afspraak