Het selecteren van nieuwe bedrijfssoftware is vaak een hele klus. Welke software sluit het beste aan op de wensen van jouw organisatie en welke partij kan deze software succesvol implementeren? De selectie kan op meerdere manieren worden uitgevoerd. Daarom beschrijven we hier twee methodes om de juiste oplossing te selecteren. Wie weet wordt de selectie voor jouw nieuwe bedrijfssoftware oplossing hiermee eenvoudiger.
Klassieke methode
Deze methode wordt al lange tijd ingezet. Doelstelling van deze aanpak is om een zo afgebakend mogelijke opdracht te kunnen verlenen tegen een zo afgebakend mogelijke prijs en planning. Deze aanpak sluit aan bij de klassieke klant-leverancier verhouding. In de klassieke methode komen wij onderstaande stappen tegen:
- Samenstellen projectgroep, vaak vanuit de afdeling waar de grootste pijn is
- Eventueel benaderen van externe begeleiding
- Opstellen van een korte en een hele uitgebreide vragenlijst
- Bepalen long list (10-15 mogelijke aanbieders)
- Long list benaderen met korte vragenlijst (kort is relatief), vaak Request for Information (RFI) genoemd
- Op basis van reactie bepalen shortlist (5-7 mogelijke aanbieders)
- Short list benaderen met uitgebreide vragenlijst (soms wel honderden vragen!), ook wel Request for Proposal (RFP) genoemd
- Op basis van reactie bepalen top 2-3 aanbieders
- Opstellen casussen
- Aanbieders uitnodigen voor demo casussen
- Op basis van demo bepalen 1-2 aanbieders
- Contract onderhandelen
- Opdracht verstrekken
Deze methode kenmerkt zich door een lange doorlooptijd, die veel tijd/energie/geld vraagt. Hierbij is vaak op een laat moment persoonlijk contact tussen medewerkers klant en leverancier. De selectie is veelal gebaseerd op huidige kennis en actuele processen, er is weinig aandacht voor nieuwe ontwikkelingen/flexibiliteit. De selectie is gericht op de inhoud van het product, de match tussen medewerkers en de samenwerking daartussen krijgt minder aandacht.
De methode is gericht op een zo 'vast' mogelijke inhoud van de offerte/opdracht (de uitgebreide vragenlijst), vaak ook gericht op vaste prijs (zo laag mogelijk) en vaste planning (zo snel mogelijk).
Moderne methode
Deze aanpak zien wij de laatste jaren sterk naar voren komen. De methode richt zich op het realiseren van een goed eindresultaat door kennis en ervaring van de organisatie te delen en te verrijken met de kennis en kunde van de aanbieder. De moderne methode kan uit de volgende stappen bestaan:
- Samenstellen projectgroep, waarmee de hele organisatie wordt vertegenwoordigd
- Bepalen kritische processen (van welke processen denken wij dat de ondersteuning onderscheidend gaan zijn, vaak zijn dit de processen die nu ook al niet/slecht ondersteund kunnen worden)
- Verkenning mogelijke aanbieders (online onderzoek en vergelijkbare organisaties benaderen)
- Bepalen 3-4 aanbieders
- Kennismaken/demo met deze aanbieders plannen
- Bezoek aan één of twee vergelijkbare organisaties die met aanbieder werken
- Benader meest geschikte aanbieder (1-2) met vraag voor een uitgebreide workshop/dieptesessie waarin gekeken wordt of en op welke manier de kritische processen opgelost kunnen worden
- Ervaar tijdens de workshop de chemie/match tussen de verschillende personen
- Bespreek met best passende leverancier hoe je samen tot de best passende manier voor samenwerken en bijbehorende planning en prijsstelling kunt komen
- Opdracht verstrekken
Deze aanpak kenmerkt zich door een korte doorlooptijd (weken in plaats van maanden) en een gerichte inzet van tijd/energie/geld. Er is ruime aandacht voor onderlinge match/samenwerking/kruisbestuiving en de aanpak is gericht op de kritische processen, als die ondersteund kunnen worden dan lukt dat ook wel met de meer eenvoudige processen.
De methode richt zich op het creëren van een succesvolle samenwerking.
Welke methode past het beste?
Uiteraard kan de manier van selecteren van nieuwe software per organisatie een andere aanpak vragen. Met deze blog hebben wij twee uitersten die wij tegenkomen beschreven. Uit ervaring weten wij dat de aanpak die zich richt op een succesvolle samenwerking tot een beter eindresultaat leidt (grotere tevredenheid, beter product, lagere kosten, snellere doorlooptijd) dan de methode waarbij de klassieke klant-leverancier verhouding in stand wordt gehouden.
Wilt u meer tips en tricks voor het selecteren van de juiste software en partner?
Verito beschikt over een verzameling columns waarin het selecteren en andere thema's rondom de aanschaf van software scherp en kundig worden toegelicht. Interessant? Bel (055) 534 30 06 of vraag het boekwerk hieronder aan. Dan sturen wij u het boekwerkje toe.
Wilt u maandelijks worden geïnformeerd over relevante ontwikkelingen in uw branche of op uw vakgebied? Meldt u zich dan aan voor onze nieuwsbrief.
Ik ontvang graag Tips & Tricks