In de praktijk blijkt dat procesflows meestal niet in een vast stramien passen. Er dienen zich vaak uitzonderingen aan, zowel op de gehele flow als op individuele stappen binnen de flow. In deze blog laat Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing, zien hoe waardevol het is om software te hebben die deze flexibiliteit in procesgang kan ondersteunen.
De uitdaging van een diverse doelgroep
Een van onze klanten is een beroepsorganisatie waarvan de aangesloten leden allemaal in zekere zin ook collega’s zijn. Deze organisatie biedt diverse diensten aan haar leden, waaronder trainingen. Deze trainingen zijn bedoeld om de leden op de hoogte te houden van de nieuwste ontwikkelingen in hun branche, maar kunnen ook vaktechnische trainingen zijn. Niet alle trainingen zijn exclusief bedoeld voor leden; sommige zijn ook toegankelijk voor niet-leden. Dat zorgt voor een interessante situatie als je kijkt naar de procesflow.
Procesautomatisering
Samen met onze klant hebben we het gehele proces doorgelicht om het te kunnen automatiseren. Dat begint op het moment dat iemand zich aanmeldt voor een training en online betaalt, een bevestiging ontvangt van de aanmelding en tenslotte een factuur krijgt ter bevestiging van de betaling. In de laatste fase van dit proces deed zich echter een uitdaging voor. Op dat moment krijgt de persoon een melding in de trant van: "Beste klant, uw factuur staat klaar in uw portal. Als u inlogt, kunt u uw factuur bekijken. De factuur is al betaald. Dit bericht dient ter informatie."
Flexibele procesflow
Aangezien de trainingen in bepaalde situaties ook openstaan voor niet-leden, ontstond daar een probleem. Je kunt wel vertellen dat zijn factuur klaarstaat in de portal, maar wat als de bewuste klant geen lid is? Dan heeft deze persoon geen toegang tot de portal, want die is specifiek bedoeld voor leden. Dit bracht ons tot een interessante uitdaging: hoe kunnen we de procesflow flexibeler maken zodat die klopt voor zowel leden als niet-leden?
Software die procesflexibiliteit ondersteunt
Dankzij de flexibiliteit van onze software konden we twee varianten maken van de laatste stap in de procesflow. Een A-variant voor leden en een B-variant voor niet-leden. Bij de A-variant krijgt het lid een e-mail met de melding dat de factuur klaarstaat in de portal. Bij de B-variant krijgt het niet-lid ook een e-mail, maar nu met de factuur bijgevoegd. Over het algemeen zijn processtromen moeilijk in een vast stramien te gieten, omdat er altijd uitzonderingen zijn. Als je software maar flexibel genoeg is, kun je toch de gewenste procesgang ondersteunen.
Een softwarepartner die met je meebeweegt
Lijkt deze aanpak interessant voor jouw organisatie? Ben je nog op zoek naar een partner die een flexibele oplossing heeft die aansluit bij jouw veranderende wereld? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.
Owe Loonstra
Bel mij voor een afspraak