Bij de meeste kunstencentra ligt een groot deel van de planning aan het begin van het seizoen al vast. Daarnaast worden er vaak losse lessen aangeboden die in overleg met een individuele leerling gepland worden. Naarmate het seizoen vordert kan dat een uitdaging vormen, omdat de planning steeds minder ruimte biedt. In deze blog bespreekt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, een innovatieve oplossing: zachte reserveringen.
Wat zijn zachte reserveringen?
Zachte reserveringen zijn tijdsblokken die aan het begin van het seizoen in de planning van een docent worden vastgelegd, die specifiek gereserveerd worden voor individuele afspraken of op maat gemaakte lessen. Daarbij bieden we ook de mogelijkheid om direct een accommodatie of lokaal te koppelen. Op die manier weet een pianodocent die op maandagochtend een individuele pianoles geeft zeker dat er ook een lokaal voor hem is waar een piano staat om die les daadwerkelijk te kunnen geven. Dit voorkomt dubbele boekingen van lokalen en zorgt ervoor dat docenten voldoende ruimte hebben om hun maatwerktrainingen in te plannen.
Voordelen van zachte reserveringen
Op basis van jarenlange ervaringen weten organisaties vaak welke tijden het meest gewild zijn voor maatwerklessen. Zo vinden muzieklessen voor jongeren doorgaans plaats na schooltijd. Door zachte reserveringen te maken, kunnen organisaties deze populaire tijdsblokken al vooraf reserveren, terwijl de ochtenden beschikbaar blijven voor andere activiteiten. Dit zorgt voor een efficiëntere benutting van de beschikbare ruimte en tijd.
Flexibiliteit in de planning
Een groot voordeel van zachte reserveringen is de flexibiliteit. Stel dat een docent ziek is of op vakantie gaat, dan blijft de zachte reservering weliswaar in het systeem staan, maar er kan wel een andere activiteit op dat moment ingepland worden. Het systeem geeft een waarschuwing, zodat degene die het tijdblok wil inzetten, weet dat hij wellicht even met de docent moet afstemmen.
Inzicht in bezetting en optimalisatie
Een docent zal zoveel mogelijk van deze zachte reserveringen vast willen leggen, zodat hij zoveel mogelijk flexibiliteit heeft in zijn individuele afspraken. Maar tegelijkertijd is er natuurlijk ook een hoger belang van de organisatie om zoveel mogelijk bezetting te hebben van lokalen en docenten. Aan het eind van het jaar kun je inzicht krijgen in het percentage bloktijden dat aan het begin van het seizoen is aangevraagd, en hoeveel daarvan daadwerkelijk in gebruik is genomen. Dit helpt bij het analyseren en optimaliseren van de planning voor het volgende seizoen. Dit zorgt voor een continue verbetering van de planning en een efficiënter gebruik van de middelen.
Zachte reserveringen in de praktijk
De agendaweergave van de docent toont zowel de zachte reserveringen als de ingeplande cursussen. In de toekomst willen we docenten de mogelijkheid bieden om zelfstandig hun planning aan te passen. Hij kan dan zonder problemen een al ingeplande cursus verplaatsen naar een nog beschikbaar bloktijdmoment dat hij in zijn agenda ziet staan. Als hij het naar een ander moment wil verplaatsen dat buiten zijn bloktijden valt, is er uiteraard nog wel even afstemming nodig om te checken of er een accommodatie beschikbaar is. Dit bevordert de autonomie van de docent en zorgt voor een nog flexibelere planning.
Een softwarepartner die met je meebeweegt
Ben jij klaar voor de toekomst? Of ben je nog op zoek naar een partner die een flexibele oplossing heeft die aansluit bij jouw veranderende wereld? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of gebruik de mogelijkheid dat ik jou bel op een moment dat jou past.
Owe Loonstra
Bel mij voor een afspraak