Kaliber Kunstenschool biedt creatieve cursussen aan in heel Twente, op het gebied van muziek, zang, dans, theater en beeldende kunst. Wie een gratis proefles wil volgen, kan dit via de website aangeven. Vervolgens neemt een docent contact op om de proefles in te plannen. Dankzij de meest recent opgeleverde functionaliteit in de Verito Portal hebben docenten realtime toegang tot cruciale informatie en verloopt het planningsproces een stuk gestroomlijnder. In deze blog vertelt Owe Loonstra hoe deze vernieuwing leidt tot meer efficiëntie en hogere tevredenheid onder - potentiële - klanten en docenten.
Overzicht kwijt
Onlangs hebben we bij Kaliber een nieuwe functionaliteit in onze oplossing opgeleverd. Hierdoor kunnen docenten online zien met welke potentiële leerlingen zij contact moeten opnemen voor een proefles. In de oude situatie ontvingen docenten wekelijks vele mails met daarin contactgegevens van de cursisten. Per proefles aanvraag een aparte e-mail, die bij veel docenten in de privé-mailbox belandden, waardoor ze al snel het overzicht kwijt waren. Docenten belden de cursisten na en gaven bijgewerkte contact- en cursusgegevens door aan de Klantenservice van Kaliber via mail. De Klantenservice voegde de data toe in Business Central. Daar zit natuurlijk wat tijd tussen, dus de kans was groot dat er in de tussentijd al iets anders gepland stond. Dit leidde tot veel ge-heen-en-weer, extra werk en mogelijk ontevreden cursisten.
Real-time informatie
Met de nieuwe functionaliteit hebben docenten real-time de beschikking over alle informatie via de Verito Portal. Docenten kunnen daar zien wie ze moeten contacteren en wat de contactgegevens zijn. Na een telefoontje met de cursist, leggen ze de afspraakgegevens vast in de Verito Portal. De informatie gaat vervolgens rechtstreeks naar Business Central. De Klantenservice controleert alleen nog even of de gegevens volledig zijn voordat het wordt omgezet in een bevestiging voor de cursist. Dankzij deze – op het eerste oog eenvoudige – functionaliteit maakt Kaliber een enorme efficiëntieslag.
Inzicht in agenda
Met de inzet van de Verito Portal hebben docenten nu ook real-time inzicht in hun eigen agenda: welke lessen ze geven, wie er in de groep zitten en of er wijzigingen zijn in bijvoorbeeld het lokaal of tijdstip. Daarbij is ook het rooster van een specifieke les of cursus zichtbaar, zo kan de docent eenvoudig zien welke van de collega’s bij komende lessen betrokken zijn.
Toekomstbestendige aanpak
Het overgrote deel van de docenten maakt al volop gebruik van de functie om hun agenda in te zien en plaatsingsverzoeken in te vullen en terug te sturen. Dit is een mooie start om de traditionele manier van werken te vervangen door een toekomstbestendige aanpak. Kaliber staat te trappelen om de functionaliteit verder uit te breiden en bevindt zich aan de vooravond van fase twee, waarin aanvullende functies worden ontsloten voor docenten.
Meer weten?
Wil jij meer weten over de mogelijkheden die een portal jouw organisatie kan bieden? Bel Owe Loonstra via (06) 51 58 50 31 of geef door op welk moment hij je kan bellen. Wil je regelmatig worden geïnformeerd over relevante ontwikkelingen in jouw branche of op jouw vakgebied? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief.
Bel mij voor een afspraak