Het matchen van leerlingen en docenten - een dagelijks terugkerende klus die meer administratieve energie vraagt dan je zou verwachten. Mailtjes heen en weer tussen cursusadministratie en docenten, Excel-lijstjes om de status bij te houden, en ondertussen wacht de leerling hopelijk geduldig af wie zijn pianodocent wordt. In deze blog vertelt Owe Loonstra, Manager Sales en Marketing bij Verito, hoe je matchmaking tussen leerlingen en docenten drastisch kunt vereenvoudigen.
Waarom matchmaking zo belangrijk is
Het toewijzen van leerlingen aan trainers of docenten is een belangrijk proces voor kunstencentra en muziekscholen. Je wilt een goede match maken tussen deelnemer en docent, zodat beide partijen tevreden zijn en de leerling graag terugkomt na de lessenreeks. Tegelijkertijd is dit proces vaak omslachtig, foutgevoelig en arbeidsintensief. Voor een-op-een lessen, die over het algemeen niet de hoofdprijs opleveren, zijn besparingen in het proces mooi meegenomen.
Werk neerleggen bij de juiste personen
De oplossing ligt in het nadrukkelijker neerleggen van werkzaamheden bij personen die er het meest bij betrokken zijn, ondersteund door software die hen de juiste informatie geeft om hun werk te doen. Bij grotere afdelingen zoals piano of gitaar, waar meerdere docenten betrokken zijn, is vaak een van hen verantwoordelijk voor die sectie. Dan is het heel makkelijk als aanmeldingen automatisch hun weg vinden. Als een aanmelding voor pianoles binnenkomt, valt deze automatisch in het juiste ‘bakje’ van de pianosectie. Deze statussen worden meteen zichtbaar voor de sectieverantwoordelijke in een online omgeving, zoals een portal.
Real-time toewijzing aan de beste docent
De sectievertegenwoordiger bekijkt online welke aanmelding is binnengekomen, wat de specificaties zijn en wat de wensen van de deelnemer zijn. Heeft de leerling al ervaring met een bepaalde docent? Wil hij – of zij – specifieke muziekstukken oefenen? Op basis van deze informatie maakt de verantwoordelijke snel een inschatting welke docent het meest geschikt is en wijst deze online toe aan de leerling.
Van toewijzing naar contact in één vloeiende beweging
Zodra docent X wordt gekoppeld, verdwijnt deze uit het lijstje van de sectievertegenwoordiger en verschijnt op de portal van docent X. Hij ziet dat er een nieuwe aanmelding voor hem is binnengekomen en kan direct contact opnemen met de deelnemer om details van de lessenreeks in te vullen.
Voordelen voor iedereen
Dit ogenschijnlijk eenvoudige stapje in het proces zorgt voor voordelen op meerdere vlakken. De deelnemer is veel sneller op de hoogte wie zijn docent is en wanneer de lessenreeks kan beginnen. De sectievertegenwoordiger heeft altijd een real-time overzicht van het werk dat hij moet doen. De docent heeft direct inzicht in welke deelnemers op hem zitten te wachten. En de cursusadministratie hoeft alleen nog te controleren waar eventueel een aanmelding te lang blijft hangen.
Meer weten?
Wil je ontdekken hoe je het matchmakingproces in jouw organisatie kunt stroomlijnen? Of ben je benieuwd naar de technische mogelijkheden voor real-time toewijzing? Geef me een belletje op 055 534 30 06 of laat weten wanneer ik jou kan bellen. Ik denk graag met je mee.
Owe Loonstra
Bel mij voor een afspraak